certArchive
solutii
solutii

Soluții pentru

1. Servicii financiaredetalii +

Serviciile financiare se bazează întotdeauna pe date şi informaţii corect structurate, care sunt utilizate într-un mod eficient pentru a genera rezultatele așteptate. Serviciile certARCHIVE asigură administrarea eficientă a tuturor acestor date şi informaţii, generând un grad de accesibilitate ridicat, coroborat cu un nivel de flexibilitate în deservirea nevoilor dumneavoastră.

Soluții și servicii

  • Soluţii la cheie privind managementul eficient al documentelor şi, implicit, al informaţiilor dumneavoastră în orice format (documente pe hârtie sau documente electronice)
  • Soluții dedicate mediului financiar si adaptate rigorilor mediului bancar, societăților de creditare, documentelor notariale, documentelor ipotecare, dosarelor de resurse umane, etc.
  • Servicii de stocare, recuperare şi acces eficient la documente care generează o creștere a productivității
  • Servicii de digitizare a documentelor
  • Servicii de distrugere a documentelor, respectând, în totalitate, principiul confidențialității și utilizând tehnologii moderne și accesibile din punct de vedere financiar
  • Servicii de consultanță privind prevederile legale aferente arhivării diferitor tipuri de documente și consultanță tehnică și logistică pentru arhivarea documentelor

Un consultant dedicat va prelua solicitare dumnevoastră și veți beneficia de un singur punct de contact care vă poate oferi toate soluțiile pentru afacerea dumneavoastră.

2. Sectorul publicdetalii +

certARCHIVE cunoaște procedurile și rigorile legale necesare pentru administrarea documentelor din sectorul public. Având în vedere diferenţele procedurale, certARCHIVE oferă servicii diferenţiate pentru sectorul public, structurate astfel:

2.1. Sănătate

Prin administrarea întregului ciclu de viaţă a documentulelor printate sau electronice, de la crearea acestuia, până la distrugerea securizată, certARCHIVE oferă o planificare şi administrare dedicată a documentelor aferente sectorului sănătății, respectând rigorile legii, precum și ale confidenţialității datelor.

Serviciile certARCHIVE garantează:

  • Reducerea costurilor
  • Siguranţa informatiilor medicale
  • Protecţia informaţiilor despre pacient

2.2. Utilităţi

Caracterul şi numărul documentelor în domeniul utilităților publice este unul aparte, iar serviciile certARCHIVE sunt special concepute astfel încât să răspundă acestor nevoi specifice. Pentru documentele publice care necesită condiții speciale de stocare, certARCHIVE oferă servicii de stocare la temperaturi scăzute, astfel încât să creștem durata de viaţă a documentelor dumneavoastră.

certARCHIVE oferă și servicii dedicate de scanare și conversie digitală, special gândite pentru utilitățile publice. Scanarea unui document presupune transformarea unei copii a documentului în format electronic, prin intermediul unor scanere profesionale, obţinându-se astfel o imagine identică cu originalul.

3. Instituții de administrare a patrimoniuluidetalii +

Prevederile legale în vigoare sunt respectate cu strictețe, iar platforma noastră de management al documentelor, poate fi customizată în funcție de nevoile proiectului dumneavoastră.

Servicii speciale

  • Indexare
  • Organizarea inventarului – servicii de organizare a inventarului activ al documentelor dumneavoastră și actualizări ale programului dumneavoastră de administrare a informațiilor
  • Sortarea documentelor – servicii de sortare a documentelor și identificarea documentelor cu activitate redusă, maximizând astfel spațiu direct productiv
  • Scanarea documentelor istorice – transformarea documentelor analogice într-un format digital, pentru o mai ușoară accesare
  • Distrugerea confidenţială – distrugerea securizată a documentelor poate fi realizată atât la sediul clienţilor, cât şi în cadrul depozitului de documente al certARCHIVE

4. IMM-uridetalii +

certARCHIVE pune la dispoziție soluții accesibile, dedicate afacerii dumneavoastră și special gândite astfel încât să maximizeze profitul companiei dumneavoastra si sa va elibereze de stresul depozitării, eliberând astfel spațiul direct productiv.

Pentru că știm cât de importantă este pentru compania dumneavoastră păstrarea în siguranță a documentelor pe hârtie, accesul rapid la documente și reducerea costurilor operaționale asociate cu aceste activități, certARCHIVE a lansat un nou centru de depozitare a arhivelor construit conform celor mai recente reglementări în vigoare. Evoluția tehnologiei și orientarea către arhivarea electronică a documentelor a dus la modificarea radicală a abordării referitoare la protecția și gestiunea arhivelor de documente, introducând astfel conceptul de arhiva hibridă – stocarea și gestiunea integrată atât a arhivei fizice (hârtie), cât și a arhivei electronice (copii electronice fidele ale documentelor).

Caracteristicile centrului de depozitare a arhivelor

  • Pază permanentă
  • Protejarea documentelor prin intermediul unei instalaţii automatizate de stingere a incendiilor, cu spinklere de raft şi de tavan, precum şi cu extinctoare
  • Monitorizarea anti-incendiu printr-un sistem pasiv de senzori adresabili, dar şi activ, printr-o instalație de tip VESDA și sistem laser tip perdea
  • Depozitul este acreditat de Arhivele Naţionale ale României.
  • Depozitul este singurul din ţară cu staţie privată de pompieri.
  • Controlul accesului în depozit se realizează pe baza de card cu cip încorporat.
  • Monitorizarea depozitului este permanentă şi se realizează printr-un sistem video cu înregistrare 24/24.

Servicii complementare

Conversie digitală

Scanarea unui document presupune transformarea unei copii a documentului în format electronic, prin intermediul unor scanere profesionale, obținându-se astfel o imagine identică cu originalul. Scanarea și păstrarea documentelor în format electronic este foarte practică, eliminând riscul ca acestea să se degradeze în urma consultărilor repetate.

certARCHIVE beneficiază de scanere speciale, de captare a imaginilor fără ca documentele sa fie atinse.

5.TELCOdetalii +

Compania dumneavoastră poate administra mai multe tipuri de dosare. Unele dintre acestea sunt utilizate în mod curent, fiind denumite dosare active, iar altele sunt accesate la intervale de timp mari. certARCHIVE vă poate ajuta sa vă structurați dosarele active (care conțin și informații active) separate de dosarele pasive, astfel încât să economisiți spațiu și timp și să reduceți costurile.

Stocarea dosarelor active se realizează pe rafturi individuale, iar informațiile privind localizarea acestora sunt stocate într-o aplicație modernă care facilitează accesul la orice informație activă.
Accesul dumneavoastră la dosarele active se realizează prin intermediul aplicației noastre, care vă este pusă la dispoziție la locația de depozitare.

Servicii complementare oferite

  • Asigurarea și verificarea integrității dosarului
  • Arhivarea documentelor în dosar şi atribuirea numerelor de referinţă
  • Programarea livrărilor documentelor pe suport fizic
  • Scanarea la cerere

6. Companiidetalii +

Servicii de organizare a fondului arhivistic prin presortare, ordonare și consultanță de specialitate.

  • Presortare (delimitarea și stabilirea apartenenței documentelor la fondul arhivistic)
  • ORDONARE (cronologic, structural și alfabetic ) – încadrarea conform nomenclatorului
  • Consultanță de specialitate în întocmirea nomenclatorului arhivistic

Servicii de prelucrare a fondului arhivistic

  • Arhivarea documentelor conform legii 16/1996
  • Eliminarea părților metalice, a filelor nescrise, a ciornelor
  • Constituirea de unități arhivistice de maxim 250 de file, conform legii
  • Înscrierea pe copertă a elementelor de identificare și apartenență a documentelor din cadrul Unității Arhivistice:
    • - denumirea unității
    • - denumirea compartimentului
    • - termenul de păstrare
    • - numărul dosarului (cota provizorie) și anul
    • - conținutul pe scurt al unității arhivistice
    • - numărul volumului (dacă este cazul)
    • - datele extreme
  • Înscrierea pe cotor a numărul dosarului, anul, termenul de păstrare (dacă este cazul), numărul volumului (după caz)
  • Întocmirea opisului documentelor permanente și certificarea dosarului
  • Unitatile arhivistice vor fi legate conform Instrucțiunilor de aplicare a Legii nr. 16/1996, în coperți de carton, astfel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor și rezoluțiilor. Unitățile arhivistice se vor lega cu sfoară.
certArchive