Managament și stocare
Gestionarea arhivelor fizice este deseori o activitate pe care companiile decid să o administreze în regie proprie. Totuşi, odată cu creşterea volumului de documente, cresc și complexitatea și costurile aferente gestionării acestora.
Nu de puţine ori, aceste documente sunt depozitate în spaţii inadecvate, iar în cazul izbucnirii unui incendiu sau în cazul altor evenimente neprevăzute, întreaga moştenire legală a companiei este pusă în pericol.
Refacerea unei arhive fizice este extrem de dificilă, aproape imposibilă, pierderea cauzată de depozitarea necorespunzătoare a documentelor fiind definitivă. Conform legii, documentele au un ciclu de viată diferit – între 2 și 100 de ani. De exemplu, cărțile de muncă şi dosarele de personal trebuie păstrate între 50 şi 70 de ani, iar titlurile de proprietate şi autorizaţiile de construcţie, 100 de ani.
Depozit
Este delimitat fizic la nivelul fluxurilor de lucru.
Este prevăzut cu instalație de sprinklere de raft, de fațadă și de tavan, și cu rețea internă și externă de hidranți.
Este prevăzut cu un sistem de detecție și semnalizare a incendiilor triplu atât pasivă, (rețea de detectori adresabili și rețea de senzori laser – perdea), cât și activă (sistem tip VESDA).
Este prevăzut cu sistem antiefracție (detectoare de mișcare și contact magnetic) și este supravegheat video atât în interior, inclusiv la nivelul de rândurilor de acces, cât și exterior, printr-un sistem CCTV care înregistrează 24/24 ore.
Aplicație de management
Aplicația dezvoltată integral de către certAR CHIVE permite orice tip de customizări, adaptându-se perfect nevoilor companiei dumnevoastră.
Aplicația de gestiune și bazele de date ale clienților noștri sunt găzduite într-un centru de date securizat, în afara depozitului de documente, pe teritoriul României.
Backup-ul datelor clienților noștri se realizează într-o locație secundară securizată, aflată tot pe teritoriul României.
Poate gestiona la nivel de cod de bare unic și dosarele din interiorul unei cutii, nu doar cutiile cu documente. Aplicația poate gestiona inclusiv etichete cu coduri de bare RFID pasive.