certArchive
5 riscuri pe care trebuie să vi le asumaţi prin arhivarea documentelor în sediul propriu
5 riscuri pe care trebuie să vi le asumaţi prin arhivarea documentelor în sediul propriu

5 riscuri pe care trebuie să vi le asumaţi prin arhivarea documentelor în sediul propriu

Companiile creatoare și deținătoare de documente au, potrivit Legii Arhivelor Naționale, obligația de a păstra documentele, în funcție de tipul lor, pe o perioadă de la 5 până la 100 de ani.

Potrivit aceleiași legi, documentele trebuie păstrate în spații special amenajate pentru arhivă, care să le protejeze împotriva distrugerii, degradării, sustragerii sau comercializării în alte condiții decât cele prevăzute de lege și gestionate de personal specializat în managementul arhivelor.

Pentru a îndeplini aceste cerințe, creatorii și deținătorii de documente pot fie să își amenajeze spații proprii unde să păstreze documentele în condițiile prevăzute de lege sau să externalizeze managementul arhivelor către un furnizor de servicii de arhivare acreditat să presteze astfel de servicii.

In cazul degradării, distrugerii, sustragerii unui document ca urmare a neasigurării condițiilor corespunzătoare de păstrare și de protejare, creatorii și deținătorii documentelor riscă amenzi de până la 25.000 de lei (RON), potrivit legii Arhivelor Naționale.

Elemente cheie pe care orice companie care optează pentru păstrarea documentelor în sediul propriu trebuie să le aibă în vedere:

1. Costuri generate de investiții în infrastructură

In cazul în care aleg să își arhiveze documentele în regie proprie, creatorii și deținătorii de documente trebuie să ia în calcul și să suporte o serie de investiții inițiale în infrastructură, precum și costuri operaționale importante.

Depozitul Certarchive

Legea Arhivelor Naționale, nu definește nominal care sunt condițiile optime de arhivare. De aceea, este responsabilitatea companiilor să prevadă și să prevină toate scenariile care pot conduce la pierderea, sustragerea sau distrugerea nedorită a documentelor.

Astfel, pe o posibilă listă a investițiilor inițiale recomandate, ar trebui să se regăsească:

  • Spațiul fizic dedicat pentru depozitarea arhivei
  • Sisteme de prevenire a incendiilor
  • Sistem antiefracție și/sau de control al accesului
  • Personal angajat dedicat pentru operarea și gestionarea arhivei

Menținerea integrității arhivei companiei trebuie să fie o prioritate, deoarece deteriorarea acesteia sub orice formă, atrage pierderi de bani și de timp nepermis de mari.

2. Costuri de refacere a documentelor în caz de pierdere, sustragere sau distrugere

In cazul unei gestionări defectuoase a arhivei se poate constata lipsa unor documente fianciar-contabile, cauzată fie de pierderea, distrugerea accidentală sau sustragerea acestora, iar Legea Contabilității nr. 82/1991 prevede obligativitatea refacerii acestor documente.

Procedura de refacere a documentelor fiscale, așa cum este prevăzută de articolele legii, este una mare consumatoare de timp.

Derularea ei va atrage cheltuieli neprevăzute semnificative datorate perturbării sau chiar a întreruperii activității în companie.

3. Timpul pierdut în identificarea și găsirea documentelor dorite

Un studiu efectuat de către Gartner Group a arătat că, în medie, un angajat pierde peste 2 ore pe săptămână cu identificarea și găsirea actelor sau contractelor dorite.

doua-ore

Pe lângă păstrarea arhivei în bune condiţii, este necesară și o gestiune eficientă a acesteia, prin implementarea și menținerea unui sistem riguros de îndosariere şi catalogare.

Faptul că un document important nu poate fi găsit și utilizat la timp (cum ar fi derularea unei negocieri, sau apariția unui control fiscal), poate cauza efecte negative imediate, precum prejudicierea imaginii companiei sau pierderi financiare nedorite.

4. Deteriorarea accelerată în timp a documentelor

Documentele tipărite pe hârtie și păstrate în arhivă, suferă un proces natural de degradare în timp. Însă, depozitarea arhivei în spații inadecvate, mai ales în spații care au cu totul altă destinație decât cea de arhivare, poate accelera această degradare fizică.

Documentele pot deveni complet inutilizabile, din cauza unor factori precum:

  • Praful
  • Umiditatea
  • Lumina solară directă
  • Variații mari de temperatură
  • Rozătoare

5. Riscul de incendiu sau inundație

Dotarea necorespunzătoare a spațiului de depozitare a arhivei sau chiar absența mijloacelor de prevenire și stingere a incendiului, crește vulnerabilitatea documentelor de hârtie păstrate, în cazul izbucnirii unui incendiu.

documente

În același timp, este improprie utilizarea pentru depozitare a unor spații precum subsoluri sau în general spații unde se află țevi sau conducte. Apariția și acumularea aburului în acest spațiu sau o inundație, prezintă un risc major pentru integritatea actelor și documentelor păstrate.

Cum se pot minimiza eficient toate aceste riscuri și costuri?

Externalizarea arhivării către o companie acreditată să furnizeze servicii arhivistice, elimină nu doar nevoia unor investiții majore în sisteme de protecție a documentelor și costurile de întreținere a acestor sisteme, ci și riscurile asociate pierderii, distrugerii sau degradării acestor documente. In plus, reduce încărcarea angajaților responsabili de gestionarea arhivei, permițând totodată realocarea spațiului către activități productive.

Avantajele externalizării managementului arhivelor

Pentru a fi competitiv, un furnizor acreditat de servicii arhivistice investește constant în infrastructura depozitului și în sistemele de protecție a documentelor, oferind documentelor arhivate un nivel ridicat de siguranță pe toata durata păstrării și conservării acestora.

certSIGN, companie specializată în protejarea și administrarea informațiilor sensibile, este autorizată de Arhivele Naționale ca prestator de servicii de arhivare și furnizează, în condițiile impuse de lege, servicii complete de arhivare și de gestionare a documentelor atât în format tipărit, cât și în format electronic.

Prin integrarea sistemelor complexe antiefracție cu sisteme avansate de detecție și de prevenire a incendiilor, depozitul certSIGN oferă servicii de prelucrare arhivistică la cel mai bun preț pe metru liniar de arhivă prelucrată și servicii de păstrare și conservare în cele mai sigure condiții de stocare existente pe piața românească.

certArchive